Privacy Policy Koninklijke HFC

Koninklijke HFC hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Koninklijke HFC houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat in ieder geval:

  • wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en de verschillende categorieën persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot alleen die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • wij om uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  •  wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Koninklijke HFC zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, hierover vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

 

Verwerking van persoonsgegevens van ledenPersoonsgegevens van leden worden door Koninklijke HFC verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden
  • Communicatie
  • Het indelen in teams;
  • Het plannen van wedstrijden en trainingen
  • Het bijhouden van vorderingen;
  • Het bijhouden van de voetbalhistorie (in welk seizoen in welk team gespeeld).

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het lidmaatschap van de Koninklijke HFC.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Koninklijke HFC de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Adres.

Uw persoonsgegevens worden door Koninklijke HFC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in het archief voor onbepaalde tijd

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligersPersoonsgegevens van vrijwilligers worden door Koninklijke HFC verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden
  • Communicatie.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het uitvoeren van vrijwilligerswerkzaamheden bij Koninklijke HFC.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Koninklijke HFC de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Telefoonnummer
  •  E-mailadres
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adres.

Uw persoonsgegevens worden door Koninklijke HFC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

  • Gedurende de looptijd van het uitvoeren van de vrijwilligerswerkzaamheden en daarna alleen in het verenigingsarchief voor onbepaalde tijd, tenzij de vrijwilliger kenbaar maakt hier bezwaar tegen te maken.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciersPersoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Koninklijke HFC verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 

  • De overeengekomen opdracht.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Koninklijke HFC de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • (Zakelijk) Telefoonnummer
  • (Zakelijk) E-mailadres
  • Geslacht.

Uw persoonsgegevens worden door Koninklijke HFC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 (zeven) jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief-abonneesPersoonsgegevens van Nieuwsbrief-abonnees worden door Koninklijke HFC verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslagen voor deze persoonsgegevens zijn: 

  • Het lidmaatschap van Koninklijke HFC;
  • Ouders en verzorgers van (jeugd-)leden die hun e-mailadres hebben opgegeven als contactadres
  • Vrijwilligerswerkzaamheden verrichten voor Koninklijke HFC
  • Sponsoren, businesspartners en genodigden van sponsorbijeenkomsten.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Koninklijke HFC de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • E-mailadres.

Aan dit e-mailadres is de relatiecategorie gekoppeld (lid, vrijwilliger, sponsor, businesspartner, bedrijfsnaam sponsor, genodigde sponsorborrel, sponsorcommissie, jeugdvoetbal, kabouter, kleuter, mini, G-voetbal, meidenvoetbal, senioren, donateur, trainer, bestuur, erelid, lid van verdienste).

Uw persoonsgegevens worden door Koninklijke HFC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  •  Gedurende de periode dat men verbonden is aan Koninklijke HFC.

Ontvangers van de nieuwsbrief kunnen zich op elk moment zelf uitschrijven als abonnee. Uw adres wordt dan automatisch verwijderd uit ons mailingbestand. U ontvangt vervolgens geen nieuwsbrieven en/of uitnodigingen meer.

Uw e-mailadres blijft wel aanwezig in onze administratie ten behoeve van andere functies (bijvoorbeeld facturering). Indien u uw emailadres wilt wijzigen of verwijderen, dan kunt u dit zelf doen als u ingelogd bent op de site www.konhfc.nl of per e-mail doorgeven aan de ledenadministratie (ledenadministratie@konhfc.nl).

Verwerking van persoonsgegevens van prospects, sponsorcontacten en/of geïnteresseerdenPersoonsgegevens van prospects, sponsorcontacten en/of geïnteresseerden worden door Koninklijke HFC verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  •  Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Koninklijke HFC de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  •  Telefoonnummer
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Koninklijke HFC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontact en/of geïnteresseerde.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers Persoonsgegevens van medewerkers worden door Koninklijke HFC verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Koninklijke HFC de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Salarisgegevens
  • Kopie ID
  • BSN-nummer
  • Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door Koninklijke HFC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 (zeven) jaar.

Verstrekking aan derdenDe gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EUWij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

MinderjarigenWij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

BewaartermijnKoninklijke HFC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

BeveiligingWij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Koninklijke HFC van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
  • We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Indien wij uw persoonsgegevens mogen verwerken op basis van een door u daartoe gegeven toestemming, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

KlachtenMocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U kunt het beste contact opnemen met onze secretaris van Koninklijke HFC. Het e-mailadres is secretaris@konhfc.nl.   Komen wij er samen met u niet uit dan betreuren wij dat uiteraard. U heeft echter in voorkomend geval altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

VragenAls u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

ContactgegevensKoninklijke HFC

Bezoekadres:
Emauslaan 2
2012 PH Haarlem

Postadres:
Postbus 139
2100 AC Heemstede

E-mail:
Algemeen:
info@konhfc.nl

Ledenzaken:
ledenadministratie@konhfc.nl

Bestuur:
secretaris@konhfc.nl

Opgesteld:
Haarlem, 18 mei 2018

 

 

Privacy Policy overzicht